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Datenschutzerklärung für Arbeitnehmer

Erklärung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Arbeitnehmer[1]

Sie sind bei der Protiviti GmbH (Deutschland) (wir, uns, unsere, Arbeitgeber oder Protiviti) in Deutschland beschäftigt. Diese Datenschutzerklärung für Arbeitnehmer beschreibt die wesentlichen Zwecke, zu denen wir als Ihr Arbeitgeber Ihre personenbezogenen Daten, darunter Ihren Namen, Ihre Anschrift und sonstige Informationen zu Ihrer Person erheben, speichern und nutzen dürfen.

Der Arbeitgeber wird die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften über Datenschutz, einschließlich der ab 25. Mai 2018 gültigen Allgemeinen Datenschutzgrundverordnung 2016/679 und ihrer nationalen Durchführungsgesetze, sowie im Einklang mit den nationalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen und eventuell geltenden Tarifverträgen, verarbeiten.

Nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den deutschen Datenschutzgesetzen sind wir "Verantwortlicher" in Bezug auf die personenbezogenen Daten; dies bedeutet, dass es in unserer Verantwortung liegt, zu entscheiden zu welchen Zwecken und auf welche Weise Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Wir kommen bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unseren gesetzlichen Verpflichtungen nach und unternehmen geeignete Schritte, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Diese Datenschutzerklärung für Arbeitnehmer gilt für aktuelle und ehemalige Arbeitnehmer gleichermaßen.

Es ist wichtig, dass Sie diese Mitteilung zusammen mit allen anderen Datenschutzerklärungen lesen, die wir Ihnen möglicherweise zur Verfügung stellen und Sie sollten sie außerdem zu bestimmten Gelegenheiten lesen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten sammeln oder verarbeiten, damit Sie genau wissen, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.

Inhaltsverzeichnis

Welche Informationen verarbeiten wir über Sie?

Im Verlauf des Bewerbungsprozesses erheben wir Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen als Hauptquelle, aus Ihrem Lebenslauf, gegebenenfalls über Referenzgeber und über Online-Tests, an denen Sie freiwillig auf unser Ersuchen hin teilnehmen. Darüber hinaus erfassen wir während Ihrer Beschäftigung bei uns verschiedene Informationen über Sie. Darunter insbesondere folgende Daten:

  • Ihre Identität (Ihr vollständiger Name, etwaige frühere Namen, Geschlecht, Geburtsdatum und Familienstand);
  • Wenn notwendig, einen Nachweis über Ihre Arbeitserlaubnis, die ein Foto beinhalten kann, sowie Staatsangehörigkeit, Geburtsort, Fahrerlaubnis etc. (entsprechend den gesetzlichen Vorschriften);
  • Ihre Kontaktdaten einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse, privaten Anschrift und Telefonnummern;
  • Angaben zu Kontoverbindung und Sozialversicherungsnummer (damit wir Zahlungen an Sie und Sozialabgaben für Sie leisten und nachweisen können);
  • Spezielle Informationen für die Gehaltsabrechnung wie etwa: Ihr Dienstalter, Ihre Bankverbindung;
  • Ihre Steuernummer;
  • Ihre Qualifikationen, Berufserfahrung, Karriereentwicklung;
  • Ihr Gehalt und andere Leistungen;
  • Ihre Ausbildung;
  • Ihre berufliche Laufbahn;
  • Angaben zu Referenzgebern (bisherige Arbeitgeber oder Referenzgeber aus dem Bereich Ihrer Ausbildung) und Referenzschreiben;
  • Notfallkontaktdaten;
  • Sonstige in Ihrem Lebenslauf enthaltene Informationen oder Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen möchten;
  • Daten zur Leistungsbewertung;
  • Besonderheiten für die Verwaltung vertraglicher Leistungen;
  • Daten zu Abwesenheiten;
  • Fotos und von Ihnen gemachte Videoaufnahmen;
  • Ergebnisse verschiedener Tests (ggf. Persönlichkeitstests und Fertigkeitstests);
  • Daten aus der Arbeitszeiterfassung;
  • usw.

Falls der Arbeitnehmer keine personenbezogenen Daten bereitstellt, ist es dem Arbeitgeber ggf. nicht möglich, das Beschäftigungsverhältnis zu verwalten und der Arbeitnehmer kann möglicherweise nicht an bestimmten Aktivitäten oder Leistungen teilhaben, die in Verbindung mit seiner Anstellung stehen.

Sensible persönliche Daten

Sensible personenbezogene Daten sind Informationen zu Rasse, ethnischer Herkunft, politischen Ansichten, religiösen oder philosophischen Ansichten, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Gesundheit und sexueller Orientierung.

Wir können als sensibel eingestufte besondere Kategorien personenbezogener Daten unter folgenden Voraussetzungen verarbeiten:

  • wenn wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen haben;
  • wenn wir Rechte im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis geltend machen;
  • wenn dies im Zusammenhang mit Rechtsansprüchen und daraus resultierenden Leistungsbeurteilungen von Ihnen oder anderen Arbeitnehmern erforderlich ist;
  • wenn Sie uns Ihre schriftliche Einwilligung dazu gegeben haben.

In einigen Fällen können wir Ihre sensiblen personenbezogenen Daten verarbeiten, weil Sie sich entschieden haben, diese uns zur Verfügung zu stellen.

Wir nutzen sensible personenbezogene Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

  • Zur Verwaltung krankheitsbedingter Abwesenheitszeiten und zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit;
  • Zur Bereitstellung von Arbeitsplatzanpassungen;
  • Zur Gewährung von Sozialleistungen (einschließlich Elterngeld, gesetzliches Krankengeld und sonstige Leistungen).

Falls wir Ihre schriftliche Einwilligung benötigen, teilen wir Ihnen mit, welche Informationen wir im Einzelnen von Ihnen erfahren möchten und warum wir diese benötigen. Wir ergreifen zusätzliche Sicherheits- und sonstige Maßnahmen, um sensible personenbezogene Daten zu schützen und beschränken den Kreis der Personen, der zu diesen Daten Zugang hat.

Zwecke zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten und legen sie offen, um Ihr Arbeitsverhältnis mit uns zu verwalten und/oder um unsere sonstigen berechtigten geschäftlichen Interessen zu verfolgen. Diese beinhalten unter anderem Folgendes:

  • Herbeiführung einer Entscheidung zu Ihrer Einstellung (einschließlich der eventuellen Teilnahme an Persönlichkeitstests, der Beantwortung von Fragebögen, der Teilnahme an Umfragen und Mitarbeiterbefragungen zu Motivation und Onboarding);
  • Festlegung der Konditionen, zu denen Sie für uns tätig werden und Erstellung Ihres Arbeitsvertrages;
  • Einholung persönlicher Referenzen und/oder Referenzen früherer Arbeitgeber und Ausstellung von Referenzen;
  • Verwaltung und Pflege Ihrer Personalakte in Workday, auf einem geschützten Ordner auf dem firmeninternen Laufwerk, im Zeiterfassungstool LOGA bzw. iTRAC und in der Papierakte;
  • Durchführung von Mitarbeitergesprächen und Leistungsbeurteilungen;
  • Verwaltung Ihrer Arbeitsmodalitäten (z.B. flexible Arbeitszeiten oder Remote Work / Home Office);
  • Einhaltung von Verpflichtungen zu Gesundheitsschutz und Sicherheit;
  • Einrichtung des Prozesses für die Gehaltsabrechnung, damit wir Ihre Vergütung und etwaige Auslagenerstattungen auf Ihr Bankkonto überweisen können;
  • Bezahlung Ihrer Vergütung und Ausstellung einer monatlichen Gehaltsabrechnung;
  • Einbehaltung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen und Abrechnung gegenüber den zuständigen Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern;
  • Verwaltung und Aktualisierung Ihrer Abwesenheitszeiten wie Urlaubs- oder Krankheitstage, Elternzeit und sonstige Freistellungszeiten;
  • Treffen von Vorkehrungen für die Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses und damit zusammenhängende Verwaltungsaufgaben;
  • Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an unsere Muttergesellschaft in den USA zur Einrichtung Ihres Mitarbeiterkontos;
  • Erteilung angemessener Zugangsberechtigungen zu verschiedenen internen Systemen, die Sie benötigen, um Ihre Funktion im Unternehmen auszuüben: wie etwa MS Office, ITRAC, LOGA, unserem Customer Relationship Management-System – Salesforce;
  • Bereitstellung unternehmenseigener Arbeitsmittel;
  • Geschäftliche Planung und Management einschließlich der jährlichen Budgetierung für die einzelnen Abteilungen;
  • Treffen angemessener Vereinbarungen mit externen Dritten wie z.B.:
    • Dem von uns beauftragten Versicherungsmakler, damit wir angemessene betriebliche Sozialleistungen für Sie erbringen können;
    • Für Firmenveranstaltungen und Schulungen an externen Veranstaltungsorten;
    • Reisekostenabrechnung über iTRAC;
    • United Healthcare Global, die für unsere internen Mitarbeiter auf Geschäftsreisen, die sie an mehr als 100 Kilometer von ihrem Wohnort entfernte Reiseziele führen, Leistungen nicht nur in Notfällen erbringt;
  • Beilegung von Streitigkeiten, Missständen, Beschwerden und Ansprüchen, die Sie oder andere Arbeitnehmer betreffen;
  • Überwachung Ihrer Nutzung unserer Informationssysteme entsprechend unserer ISMS Information Security and Acceptable Use (ISAU) Policy;
  • Erfüllung aller gesetzlichen, vorschriftsmäßigen und administrativen Verpflichtungen sowie Einhaltung und Anwendung der sozialen und steuerlichen Gesetzgebung;
  • Arbeitsplanung, sowohl administrativ als auch organisatorisch, sowie Verwaltung der für den Kunden erbrachten Leistungen und deren Fakturierung;
  • Pflege und Gewährleistung der Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer;
  • Erstellung und Auswertung von Statistiken;
  • Durchführung von Mitarbeiterumfragen für interne Zwecke;
  • Unterstützung, sowohl administrativ als auch organisatorisch, des Rekrutierungs- und Bewerbungsverfahrens;
  • Erfassung und Verarbeitung Ihrer Arbeitszeiten, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere das Arbeitszeitgesetz, eingehalten werden;
  • Zu allen sonstigen gesetzmäßigen gewerblichen Zwecken soweit zulässig oder erforderlich gemäß geltender Gesetze oder Vorschriften.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn wir dazu gesetzlich berechtigt sind. In der Regel nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten in den folgenden Fällen:

  • Zur Erfüllung eines mit Ihnen zu schließenden oder geschlossenen Vertrags;
  • Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen;
  • Zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten;
  • Wenn uns Ihre Einwilligung dazu vorliegt.

Ein berechtigtes Interesse besteht, wenn wir einen geschäftlichen oder kommerziellen Grund zur Nutzung Ihrer Daten in Verbindung mit dem Betrieb und der Führung unserer Geschäfte haben. Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berücksichtigen wir alle potenziellen Auswirkungen auf Sie und Ihre gesetzlichen Rechte und sind bestrebt, unsere gegenseitigen Interessen auszugleichen. Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für Aktivitäten, bei denen unsere Interessen den Ihren überwiegen (es sei denn, uns liegt Ihre Einwilligung dazu vor oder wir sind dazu verpflichtet, um einer gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Verpflichtung nachzukommen oder dies ist uns per Gesetz gestattet.)

Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes

Wir sind Teil einer internationalen Unternehmensgruppe. Ihre personenbezogenen Daten werden auf Servern in Europa und in UK sicher gespeichert und sicher an unsere Muttergesellschaft Robert Half International Inc. in den USA übermittelt und dort und in der "Cloud" gespeichert.

Die Datenschutzgesetze außerhalb Europas bieten unter Umständen nicht dasselbe Schutzniveau wie die Gesetze in Europa. In diesem Falle tragen wir dafür Sorge, dass Ihre personenbezogenen Daten angemessen geschützt und sicher sind, vertraulich behandelt werden und dass wir über eine rechtsgültige Grundlage für Ihre Übermittlung verfügen. Das bedeutet, dass wir Dritte, die die Daten empfangen, zur Unterzeichnung der Standardvertragsklauseln verpflichten, welche von der Europäischen Kommission anerkannt wurden, um personenbezogenen Daten denselben Schutz wie bei einer Verarbeitung innerhalb des EWR zu gewähren.

Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und können ausschließlich von Ihnen selbst, Ihrem direkten Vorgesetzten (und ranghöheren Vorgesetzten in der Berichtslinie Ihres Teams), Mitarbeitern der Personalabteilung und Personalabrechnungsabteilung, sowie gegebenenfalls sonstigen Mitarbeitern, die mit der der Betreuung Ihres Arbeitsverhältnisses betraut sind, eingesehen oder routinemäßig aufgerufen werden. Sofern weitere Mitarbeiter zu finanziellen oder Budget-, Ressourcenplanungs-, Prognose- sowie sonstigen berechtigten geschäftlichen Zwecken Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten, beschränkt sich dieser auf Ihre Arbeit betreffende Daten (wie etwa Ihren Namen, Ihre Position, Ihren Bürostandort, Ihren direkten Vorgesetzten). Der Zugang zu den Daten wird ausschließlich Personen gewährt, die zuvor entsprechend berechtigt wurden. Die Berechtigung erfolgt nur bei Bestehen eines echten geschäftlichen Erfordernisses und nur in dem für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlichen Umfang.

Wir nutzen moderne, sichere Speichereinrichtungen und technische Schutzmethoden, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung oder Übermittlung, vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder sonstiger Schädigung zu schützen.

Wenn wir Dritte mit der Erbringung von Leistungen beauftragen und es für die beauftragten Dritten aus Gründen ihrer berechtigten Interessen erforderlich ist, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu erhalten, stellen wir sicher, dass sie nur in dem Umfang Zugang zu Ihren Daten erhalten, wie dies für die Erbringung der beauftragten Leistungen notwendig ist. Wir stellen darüber hinaus sicher, dass jeder von uns beauftragte Dienstleister zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzgesetze, zur vertraulichen Behandlung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Bereitstellung angemessener Vorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vertraglich verpflichtet ist.

Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie folgt

  • Ihre personenbezogenen Daten werden in unser Online-HR-Tool "Workday” und LOGA übertragen sowie auf einen geschützten Ordner auf dem firmeninternen Laufwerk, in das HCM-Portal, in das Zeiterfassungstool LOGA bzw- iTRAC und in die Papierakte.

Wir nutzen Workday und das HCM-Portal, für die üblichen personalwirtschaftlichen Verwaltungstätigkeiten und zur Personalabrechnung und erfassen in diesen Systemen personenbezogene Daten.

Die Namen der Leiharbeitnehmer von Robert Half erfassen wir ausschließlich zur Reflektion der An- und Abwesenheiten im Rahmen der Stundenerfassung in MS Office (Excel) mit dem Ziel der Rechnungserstellung an den Kunden. Die Speicherung erfolgt auf dem niederlassungseigenen Laufwerk.

Nach dem Beginn Ihres Arbeitsverhältnisses erhalten Sie eine Einführung zur Nutzung von Workday, Worktango und LOGA. Sie und Ihr Vorgesetzter erfassen hier unter anderem Angaben zu Ihren Karriere- und Schulungszielen sowie zu Ihren geschäftlichen und persönlichen Entwicklungszielen. Sie können zusätzliche personenbezogene Daten erfassen und Änderungen vornehmen, um Ihre Daten auf dem aktuellen Stand zu halten, etwa wenn sich Ihre Anschrift ändert.

Darüber hinaus können Ihre Daten in anderen Datenbanken gespeichert werden. Wir versuchen jedoch immer, die Anzahl der Orte zu begrenzen, an denen Ihre Daten gespeichert werden, um die Sicherheit Ihrer Daten zu optimieren. Zugang zu diesen Daten erhalten nur Personen, die diesen Zugang tatsächlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus ist ihr Zugriff auf die Daten beschränkt, die sie tatsächlich benötigen.

Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten gegenüber Dritten

In folgenden Fällen kann Protiviti Ihre personenbezogenen Daten soweit erforderlich oder angemessen gegenüber externen Dritten (die nicht Teil der Robert Half Unternehmensgruppe sind) offenlegen, ohne Sie zu benachrichtigen:

  • Gegenüber Unternehmen und Personen, die wir einsetzen, um geschäftliche Funktionen und Dienstleistungen für uns zu erbringen. Dienstleistungen können beispielsweise sein: Gehaltsabrechnungsleistungen, die es uns ermöglichen, die Gehälter unserer Mitarbeiter zu bezahlen; Betreiben von Datenspeichereinrichtungen, auch in den USA und in der Cloud; Hosting unserer Web-Server; Durchführen von Datenanalysen und statistischen Auswertungen sowie Dienstleistungen in den Bereichen Recht, Rechnungslegung, Wirtschaftsprüfung und sonstige Professional Services.
  • Gegenüber Behörden, z.B. Polizei und sonstigen Strafverfolgungsbehörden; Aufsichtsbehörden.
  • Um anwendbaren Gesetzen und gerichtlichen Anordnungen zu entsprechen oder wenn wir ein solches Vorgehen vernünftigerweise für erforderlich erachten, um: (a) dem Gesetz zu entsprechen, das diese Offenlegung fordert; (b) die Rechte oder das Eigentum von Robert Half oder verbundenen Unternehmen zu schützen; (c) eine Straftat oder ein Vergehen zu verhindern, die nationale Sicherheit zu schützen der Allgemeinheit zu schützen.
  • Gegenüber Dritten, an die wir Teile unseres Geschäfts oder unseres Geschäftsvermögens verkaufen oder übertragen oder mit denen wir fusionieren können. Desgleichen können wir andere Geschäfte übernehmen oder mit ihnen fusionieren. Falls sich unser Geschäft ändert, werden wir Sie darüber unterrichten.
  • Gegenüber IT-Beratern, die Test- und Entwicklungsarbeiten an unseren IT-Systemen vornehmen, gegenüber von uns mit der Datenverarbeitung beauftragten Dienstleistern und sonstigen Dienstleistern, die ihren Sitz auch außerhalb des EWR haben können.

Wir erlegen den von uns beauftragten externen Dienstleistern und Auftragsverarbeitern entsprechend den Leistungen, die sie für uns erbringen, gegebenenfalls angemessene vertragliche Sicherheits-, Geheimhaltungs- und sonstige Verpflichtungen auf. Wir gestatten ihnen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und nach unseren Anweisungen. Wir gestatten Dritten nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu nutzen und wir sorgen dafür, dass Ihre personenbezogenen Daten bei Beendigung unserer Geschäftsbeziehung sicher zurückgegeben oder vernichtet werden.

Diese Dritten dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur zu dem in dieser Erklärung beschriebenen Zweck verwenden.

Einige dieser externen Dritten sind auch als Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für ihre Zwecke verantwortlich; so ist beispielsweise die lokale Steuerbehörde der Verantwortliche für steuerliche Belange. Diesen Verantwortlichen können wir möglicherweise keine Verpflichtungen oder Beschränkungen hinsichtlich der Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auferlegen.

Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses und entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtungen. Sofern das Gesetz keine Aufbewahrungsfrist vorgibt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur solange dies erforderlich ist.

Ihre gesetzlichen Rechte

Ihre gesetzlichen Rechte sind in unserer Datenschutzrichtlinie beschrieben.

Zusammenfassend haben Sie folgende Rechte:

  • Das Recht, auf Ihre persönlichen Informationen zuzugreifen und diese anzuzeigen.
  • Das Recht, die persönlichen Daten, die wir über Sie verarbeiten, zu korrigieren.
  • Das Recht, die Entfernung / Vernichtung Ihrer persönlichen Daten zu verlangen.
  • Das Recht, der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu widersprechen.
  • Das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu verlangen.
  • Das Recht, die Übertragung Ihrer persönlichen Daten an Sie oder einen Dritten zu verlangen.
  • Das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn wir uns auf Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen.
  • Diese Rechte müssen stets innerhalb der Grenzen ausgeübt werden, die von den geltenden Datenschutzvorschriften gesetzt werden.

Für jegliche der oben beschriebenen Anträge sendet der Arbeitnehmer der Personalabteilung eine Beschreibung seiner betreffenden personenbezogenen Daten unter Angabe des Geburtsdatums als Beweis seiner Identität. Der Arbeitgeber kann zusätzliche Identitätsnachweise fordern, um die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

Kontakt

Falls Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung für Arbeitnehmer oder zu unserer Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie bitte unsere Personalabteilung oder senden Sie uns eine E-Mail an: [email protected].

Sie haben auch die Möglichkeit, sich direkt an unsere externe Datenschutzbeauftrage zu wenden:

Rechtsanwältin Olga Stepanova,          
ByteLaw Rechtsanwälte, Koch Stepanova Veeck Partnerschaft von Rechtsanwälten mit beschränkter Berufshaftung,          
Bockenheimer Landstraße 51-53, 60325 Frankfurt am Main,          
Telefon: Phone: +49.(0)69.15.39.19.19.0          
E-Mail: [email protected]

[1] Alle nur männlichen Bezeichnungen in dieser Erklärung dienen der Vereinfachung und bezeichnen Angehörige aller Geschlechter (m/w/d) gleichermaßen; volle Gleichberechtigung ist sichergestellt.

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