お知らせ

新型コロナウィルス感染症(COVID-19)に関する弊社対応方針(6月1日以降)について

新型コロナウィルス感染症(COVID-19)に関連し、全国の緊急事態宣言が解除されたことを受け、6月1日以降の弊社対応方針としまして、以下の通りご案内いたします。

弊社といたしましてはお客様並びに従業員の安全確保と感染拡大防止に引き続き努めてまいります。お客様をはじめ関係する皆様にご配慮をお願いする場合もあるかと存じますが、何卒ご理解をいただけますようお願いいたします。

  1.  基本方針
  • 業務上必要と判断される場合には、十分な感染防止対策を講じたうえで、お客様先もしくは弊社オフィスでの業務を再開いたします。
  1.  お客様先および弊社オフィスでの業務再開方針
  • 弊社では、3月30日より、業務遂行上やむを得ず管轄責任者の承認がある場合を除き、すべての従業員について在宅を原則とする勤務形態に移行しておりましたが、6月1日より、ローテーションによる出社人数制限を設けたうえで、弊社オフィスでの業務を段階的に再開いたします。
  • お客様先での業務(お打合せやサービス提供など)につきましては、弊社のお客様担当責任者よりお客様の感染症対応方針や状況をお聞きしたうえで、お客様先での業務実施の要否と在宅からの対応の可否について確認させていただきます。
  • お客様先での継続的な業務実施が必要な場合には、弊社のグローバル責任者の承認を取る必要がありますので、ご依頼をいただいてから実際の業務開始まで若干の猶予をいただくことを予めご了承ください。
  • お客様に弊社オフィスへご訪問いただいたくことも可能です。その際には、ご訪問者の体調や濃厚接触の有無等について、事前および当日に確認させていただきます。確認の結果によりましては、ご訪問日程の変更をお願いする場合がございます。ご理解の程よろしくお願いいたします。
  1.  BCP対応
  • プロジェクト責任者は、万が一関与メンバーに感染者が発生した場合等を想定したプロジェクト継続計画を事前に策定しておくことを必須としています。
  • クライアント企業様からのご依頼があった場合には、プロジェクト継続計画についてご説明いたします。
  • 当社従業員のCOVID-19感染が判明した場合には、状況および弊社対応方針について、プロジェクト責任者よりクライアント企業様に対しすみやかにご報告いたします。
  1. 事務関連対応
  • 代表電話、代表メール宛てのご連絡は、従来通り平日は毎日対応いたします。
  • 会社印を必要とする書類(契約書等)、郵便物、FAXの対応は、週2日(月曜・木曜)のみとなります。対応に若干のお時間を頂戴することとなりますが、何卒ご了承ください。
  • 請求書等のご送付につきましては、可能な限り電子ファイルで頂戴できれば幸甚です。また、電子印鑑によるオンラインでの対応にも、可能な限りご協力いただければ幸甚です。

上記方針は今後の状況により変更となる可能性がございますので、その場合にはあらためてご案内いたします。

 

Policy on COVID-19 (effective June 1st)

On May 25th, 2020, the Japanese government lifted its State of Emergency for all prefectures in Japan. In response to this, Protiviti Japan has formulated a new policy effective June 1st, 2020 as follows. Protiviti requests the understanding of our clients and other stakeholders as it implements its return to office, a process that will be done to prevent infection and ensure the safety of our clients and employees.

  1.  Basic policy

  • Protiviti will take a phased approach in resuming in-person work at client sites and Protiviti offices by implementing adequate measures that prevent the infection.

  1.  Re-Opening Policy

  • Commencing March 30th, 2020, Protiviti shifted to a work from home policy for all employees except for limited exceptional and management-approved circumstances where onsite work was required. From June 1st, 2020, Protiviti will implement a phased return to the office, rotating employees to limit the number present to less than 30% of total employees at any one time. 

  • Prior to commencing work at client sites, Protiviti requests to first understand policies and infection prevention measures implemented by the client prior to determining the method and timing of restarting onsite work. 

  • Globally, Protiviti has implemented a policy that requires internal approval from our global management prior to recommencing continuous and extended work at client locations. Receiving this approval will take approximately one week and we request your understanding for this matter.

  • Client guests are welcome to the Protiviti office following confirmation of the visitors’ health and any possible close contact with infected persons both prior to and on the day of the visit. Protiviti reserves the right request the visit be rescheduled depending on the results of this check. 

  1.  Business Continuity Plan

  • Project engagement management are required to prepare a project continuity plan that envisages a worst-case scenario where a team member becomes infected. 

  • If requested by the client, Protiviti will explain the project continuity plan accordingly.

  • If a Protiviti employee is infected, project engagement management will promptly report this fact and our response policy to clients.

  1.  Office related services

  • The Protiviti office switchboard telephone and email address are available on weekdays during business hours.

  • Documents such as contracts that require the company seal, postal items, and facsimiles will be handled twice weekly on Mondays and Thursdays.

  • Whenever possible, please provide invoices electronically via email. Protiviti also welcomes the use of electronic seals.

     

The above policy is subject to change depending on circumstances, and any changes shall be notified.