グローバル機器メーカー:経費精算プロセスの可視化と経理部全体の業務改善を実現

グローバル機器メーカー:経費精算プロセスの可視化と経理部全体の業務改善を実現

Compliance Insights - October 2020

 

あるグローバル機器メーカーでは、経費精算業務に課題があり、その課題を解決するためにはまず現状の経費精算業務を可視化し、課題を特定した上で、その原因究明と課題解決を図りたいと考えていました。また、同時に経理部全体の業務を棚卸し、業務改善を行う必要性も感じていました。これらを効率的かつ正確に実現する手段として、このメーカーでは最新のデジタル手法であるプロセスマイニングを採用しました。プロセスマイニング分析により、経費精算システム利用の現状や複雑なプロセスフロー、フロー毎のデータ件数や所要時間などが定量的に明確化されると共に、識別された課題とその原因を検討し、経理部全体の業務改善の施策を立案することが出来ました。

【プロジェクトの背景】

経費精算プロセスにおける最大の課題は、時間を要することと、多くの人的資源を必要としていることでした。そこで、経費精算プロセスのどこに時間がかかっているのか、その原因は何なのかを知りたいと考えていました。また、経理部門の業務内容や作業工数などを棚卸しして、現状の実態を把握し、抜本的な改善を進めたいと考えていましたが、これらの取り組みにも多くの人的労力と時間がかかることが予想され、その着手に躊躇していました。そこで弊社がそれを解決する最新のデジタルソリューションであるプロセスマイニングを活用した支援を行い、短期間のうちにお客様の目的を果たすことが出来ました。

【プロティビティの支援内容】

  • プロセスマイニング分析のための初期調査と準備

    独自開発の経費精算システムについて、業務トランザクションデータおよびデータベースモデル、システム利用マニュアルなどのシステム情報から、プロセスマイング分析の可否判断を行った上で、プロセスマイニング分析に必要となるデータ作成用のデータ変換処理プログラムを開発しました。
  • プロセスマイニング分析の実行(比較・分析、課題と原因、改善方法など)

    お客様のプロジェクトメンバ(経理部門、IT部門)とともに、プロセスマイニング分析により可視化された「経費精算システム利用によるプロセスフロー」と「経費精算業務手順上のプロセスフロー」との比較・分析、差異や課題の洗い出しと原因、改善方法を検討しました。また、プロセスマイングの特長であるシステム処理時刻(タイムスタンプ)情報を利用して、業務時間外の経費精算処理、月中の特定日に集中する処理などの特異な事例を発見しました。
  • 経理部門の業務ヒアリング

    経理部門担当者へのヒアリングを行い、経費精算処理時の業務課題や、経理部全体の作業内容や概算工数などの棚卸しを行いました。
  • 短期・中長期の改善案検討

    経費精算業務と経理部における短期・中期の改善提案を検討しました。

【プロジェクトの成果】

プロジェクトの成果は以下の通りです。

  • 経費精算業務の詳細なプロセスモデル・フローの可視化
  • 経費精算業務における標準的なプロセスの比率(標準化度合い)や例外処理パターン数、例外処理の原因分析
  • 業務時間外の申請・承認処理などの現状把握とその原因分析
  • ボトルネックや手戻り作業などの特定とその原因分析
  • 特定した課題に対する優先順位とその改善方法の立案 
  • ITシステムを含めた業務改善に向けた短期・中長期の改善案