Sapin 2 – Evaluation des tiers : Managed Business Services, la solution unique pour traiter votre « stock » de relations historiques

Sapin 2 - Third Party Evaluation
Sapin 2 – Evaluation des tiers : Managed Business Services, la solution unique pour traiter votre « stock » de relations historiques

Sans surprise, l’évaluation des tiers se révèle une des mesures les plus complexes à mettre en œuvre dans le cadre de la mise en conformité avec la loi « Sapin 2 » (*). De nombreuses questions méthodologiques émergent à cette occasion, en parallèle des impacts organisationnels engendrés par la superposition de couches d’évaluations requises par d’autres textes règlementaires (Devoir de vigilance, Sanctions et Embargos, RGPD ou LAB-FT dans certains secteurs). Nous avons d’ores et déjà eu l’occasion d’évoquer ces sujets par le passé au sein de nos publications.

Cependant, une fois passés ces écueils méthodologiques et organisationnels, nos clients font face à la question des relations historiques : comment apurer efficacement et raisonnablement le « stock » de tiers existant (et non pas se contenter de traiter uniquement les nouvelles entrées en relation au fil de l’eau) ? Les organisations doivent pour ce faire trouver des réponses adaptées pour répondre aux enjeux soulevés par cette problématique :

  1. Vous avez besoin d’absorber ce pic d’activité ponctuel, sans recrutement additionnel :
  • L’apurement et l’évaluation de ces relations historiques est souvent peu compatible avec le plan de charge des équipes en flux tendu,
  • Ces dernières sont généralement suffisamment occupées du fait de la mise en place des nouvelles procédures pour l’évaluation des nouveaux tiers.
  1. Vous faites face plus que jamais à des contraintes budgétaires :
  • La mobilisation d’une « task force » dédiée pour faire face à cette charge exceptionnelle doit s’effectuer à un coût ajusté et optimisé.
  1. Les ressources qualifiées et disponibles sont rares :
  • Du fait de la nouveauté des sujets traités, il est difficile de trouver des ressources immédiatement opérationnelles,
  • La montée en compétence et supervision par les équipes internes est difficilement compatible avec le quotidien.
  1. Vous souhaitez bénéficier d’une solution globale et de l’expertise accumulée dans ce type de travaux :
  • Le pilotage des équipes opérationnelles par des consultants maîtrisant les enjeux d’un tel dispositif est vertueux (amélioration sur le dispositif mis en œuvre),
  • L’expérience et l’expertise accumulée sur des travaux d’apurement similaires (ex : dossiers de KYC bancaires) sont bénéfiques pour le succès du projet (hiérarchisation des dossiers, revue qualité, suivi d’avancement, etc.)

Grâce à son offre « Managed Business Services », Protiviti vous propose une solution complète, unique et éprouvée afin de répondre à ces enjeux. Elle combine l’expertise de nos consultants et la capacité à mobiliser rapidement notre réseau de ressources opérationnelles et qualifiées :

  • Réactivité : mobiliser rapidement les profils adaptés en nombre suffisant, au niveau international si nécessaire via notre réseau
  • Coût : vous faire bénéficier d’un mix de taux optimisé (conseil + mise en œuvre)
  • Pilotage et formation : pilotage du projet par des consultants Protiviti
  • Qualité et gestion de projet : suivi des prestations et de la qualité délivré
  • Flexibilité : mode d’intervention adapté et modulable en fonction des phases du projet (cadrage / démarrage, pic d’activité, transition en fin de projet)
  • Conseil et amélioration continue : concevoir et / ou améliorer les processus et apporter un support méthodologique
 
(*) Article 17 de la loi 2016-1691 du 9 décembre 2016

Quelques exemples réussis d’intervention

Protiviti accompagne depuis 24 mois de nombreux clients dans la mise en œuvre de leur dispositif Sapin 2, notamment sur les chantiers suivants

  • Réalisation d’un diagnostic de l’existant en matière de dispositif anticorruption et définition d’une feuille de route
  • Assistance à la réalisation de la première cartographie des risques de corruption
  • Conception du dispositif d’évaluation des tiers
  • Assistance au renforcement des contrôles comptables
  • Revue des politiques anticorruption et du dispositif d’alerte
  • Conception d’un support de sensibilisation et de e-learning
  • Audit de drispositif (préparation au contrôle AFA)

Accompagnement d’une bancaire européenne sur l’apurement de dossiers KYC au niveau mondial (Europe, US et Asie)

  • Organisation des équipes sur 3 continents : sélection, formation, affectation des équipes sur la base du niveau d’effort requis
  • Evaluation des fichiers KYC vis-à-vis des normes internes et des réglementations en vigueur, puis évaluation du niveau d'effort requis pour les travaux de remédiation (sur la base d’un échantillon représentatif couvrant l’ensemble des activités de la banque)
  • Réalisation des travaux de mise à jour des dossiers KYC et suivi de projet : aide à la compréhension des déficiences identifiées dans les dossiers KYC, recommandations sur la manière dont ces déficiences devaient être traitées afin d'assurer le respect des politiques et procédures                                                                                

Nos solutions pour les fonctions conformité

  • Nos équipes accompagnent les fonctions de conformité afin de prendre en compte les règlementations émergentes qui reposent parfois sur des fondamentaux méthodologiques similaires (approche par les risques, diligences renforcées sur les tiers, contrôles étendus, etc.).
  • Ces règlementations soulèvent également des questions sur le positionnement de la fonction conformité, son organisation, ses rôles et responsabilités, mais aussi le lien avec les autres fonctions de gouvernance.

De manière plus opérationnelle, nous assistons nos clients sur les sujets suivants :

  • Analyse de l’existant (sur la base des recommandations / du questionnaire de l’AFA en cas de contrôle)
  • Cartographie et évaluation des risques
  • Conception et mise en place de programmes de conformité
  • Mise à jour du code de conduite
  • Dispositif d’évaluation des tierces parties
  • Mise à jour des dispositifs de contrôle interne
  • Formation / Communication délivrée aux populations exposées
  • Aide au choix de solutions technologiques
  • Remédiation et rattrapage de dossiers historiques
  • Evaluation / Audit indépendant

Protiviti, acteur global et indépendant spécialisé

  • Protiviti est un acteur global du conseil en management. Les 3 600 consultants de Protiviti assistent leurs clients dans les domaines de la gouvernance et de la conformité, de la gestion des risques, des technologies de l’information, de la gestion de projet et de l’audit interne en toute indépendance (aucun mandat de commissariat aux comptes).
  • Au travers de notre réseau de plus de 70 bureaux répartis dans 20 pays, nous avons accompagné plus de 35 % des sociétés composant le FORTUNE® 1000 et le Global 500. Nous accompagnons également des sociétés de taille plus modeste, en voie d’expansion, y compris celles visant à être cotées et également du secteur public.
  • Protiviti est une société détenue par le groupe Robert Half. Fondée en 1948, Robert Half International est membre du S&P500.

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