Es bueno contar con un aliado en las actualizaciones de TI a gran escala

Es bueno contar con un aliado en las actualizaciones de TI a gran escala

Large Scale IT Upgrade
Share: 

Share

    Clave del éxito

    Cambio Solicitado: 
    Evaluación y presupuesto del proyecto de migración a Windows 7 de inicialmente 1200 dispositivos.
    Cambio Previsto: 
    Trabajar como un equipo interno de soporte a la transición del departamento con interrupción mínima a las operaciones.
    Cambio Entregado: 
    Transición exitosa de casi 2000 dispositivos en total, además de supervisión y reporte para otros 6000 adicionales.

    Después de 12 años en 2014, Microsoft finalizó el soporte técnico  y  de seguridad a Windows XP, el Sistema operativo extensamente más usado jamás publicado. Así, una de las compañías de seguros más grandes del mundo se encontró en una encrucijada: Si ellos querían seguir usando el sistema,  tendría que hacer una gran inversión para pagar por soporte extendido y evitar el riesgo en el incremento a la exposición de amenazas a la seguridad.

    En lugar de eso, se tomó la decisión de migrar a Windows 7,  asignando a cada departamento de la compañía la responsabilidad de su propia migración. Este fue el primer paso en el proceso de cambiar la el sistema operativo Windows XP por versiones más recientes de la plataforma Microsoft.

    Reconociendo que podría necesitar ayuda en esta tarea,  el departamento de Finanzas Corporativas de TI, con aproximadamente 200 empleados, contrata a Protiviti para alcanzar la capacidad requerida por el departamento  y para los usuarios de Servicios Financieros a Empresas a los que da soporte. (Aproximadamente 1,000 empleados adicionales). Como parte de este ejercicio de alcance, Protiviti realizó una evaluación sobre el impacto de la migración en el día a día de los negocios y desarrolló un programa para de gestión para la administración del proyecto con actualizaciones de estado frecuentes para la dirección.

    La evaluación incluía administración avanzada con una clara visión del esfuerzo y recursos  que serían requeridos  para ejecutar el perfeccionamiento satisfactoriamente. Primero, ellos notaron que la carga de trabajo sería mayor de lo esperado, y con una carga completa de otros proyectos urgentes, no se contaba con los recursos humanos necesarios para llevar a cabo la transición. Segundo, aún si se las arreglaran para asignar los recursos, no sabían como hacer el inventario de los requerimientos de cada usuario y con esto asegurar la compatibilidad de las aplicaciones instaladas. Además se percataron de que no habían instalado varias actualizaciones previas, y que esto tendría un impacto en el éxito de la migración a Windows 7. Otros factores, como los usuarios que poseían más de un equipo y la logística de agendar las migraciones sin que entren en conflicto con el apretado calendario del departamento de finanzas complicaron las cosas aún más.

    Añadiendo a la ya difícil situación, que 2 integrantes claves para la toma de decisiones dejaron el departamento mientras que la evaluación estaba en marcha, dejando incierto el liderazgo del proyecto. Reconociendo la delicada situación, la nueva dirección solicitó a Protiviti intervenir y  manejar el proyecto de principio a fin. Esto incluía desarrollar la agenda de migración y coordinar a los equipos técnicos y los usuarios finales, solución de problemas relacionados con la migración y  capacitación de alto nivel, si era necesario. Además, la dirección pidió a Protiviti llevar a cabo la supervisión de la actualización de los equipos del departamento de finanzas (Aproximadamente 5,000 equipos adicionales).

    Con Protiviti al mando, el trabajo fue realizado sin contratiempos –No hubo reportes por parte de los empleados del departamento de finanzas o sus clientes sobre interrupciones en el servicio y el apoyo brindado no fue necesario. Esto se expandió en otros departamentos, llevando a la migración exitosa de otros 700 equipos.

    Pero no solo sistemas de cómputo y aplicaciones de software fueron mejorados durante este proyecto - los niveles de confianza de los empleados crecieron, como una actualización masiva potencialmente frustrante, resultó ser una experiencia sin interrupciones para los usuarios.  Aprovechando el impulso, la aseguradora le pidió a Protiviti repetir el mismo modelo en otras iniciativas de TI, contando con el mismo nivel de interacción elevado que fue tan exitoso durante las actualizaciones. Y en un movimiento preventivo de las necesidades futuras, el equipo de Protiviti ya está comprometido para ayudar con las próximas actualizaciones de la infraestructura de TI.

    “Desde nuestra perspectiva como patrocinadores, ellos se sorprendieron de lo bien que nuestro equipo se integró con su equipo interno” remarcó un líder de proyecto de Protiviti. “Varios usuarios ni siquiera se dieron cuenta de que no éramos empleados de la compañía. Esa unidad cultural fue una gran factor determinante para el éxito de la migración”

    Los líderes en el departamento de finanzas comentaron sobre la rapidez con que se llevó a cabo el proyecto y  felicitaron la inexistencia de tiempos muertos en los departamentos durante la transición. Para el equipo de Protiviti, sin embargo, el mayor elogio provino de un empleado de la compañía que hizo hincapié en el gran apoyo que sintió por parte de Protiviti como aliado – el mejor tipo de relación que cualquier empresa inmersa en una importante actualización de TI puede esperar.