Liderando equipes remotas em tempos de incertezas

Pessoas-Chave e Contingência - Como identificar e definir
Liderando equipes remotas em tempos de incertezas

Conforme a pandemia de COVID-19 continua interrompendo atividades comerciais em todo o mundo, as organizações reagem a desafios inesperados e adotam novas práticas de negócios para se alinhar às medidas de distanciamento social, fechamento das escolas e outras medidas de saúde pública. Os impactos a longo prazo dessas mudanças não são claros. No entanto, a rápida migração para trabalho remoto por parte dos funcionários emergiu como uma das principais tendências que podem resultar em mudanças duradouras nos processos de negócios e modelos de interação. 

Para todas as organizações e setores, essa interrupção apresenta uma oportunidade substancial de realinhar as práticas de trabalho para gerenciar melhor as equipes e desenvolver flexibilidade, à medida que executivos, a gerência e funcionários de níveis inferiores trabalham juntos para lidar com eventos imprevisíveis e sem precedentes que interferem no local de trabalho e também em suas vidas pessoais.

O lado pessoal da COVID-19: o teste máximo da resiliência?

Compilamos as principais práticas sobre o gerenciamento de equipes remotas, de dentro da nossa organização, bem como nossa experiência em ajudar os clientes, na lista de verificação U.D.I.T.E. abaixo. Essas práticas podem ser prontamente aplicadas para otimizar a execução do programa e outras operações de negócios em tempos de incerteza, quando o trabalho remoto se torna obrigatório e pode ser útil para líderes e membros de equipe em empresas de todos os tamanhos e setores.

A lista de verificação U.D.I.T.E.

UTILIZAR tecnologias colaborativas

As tecnologias modernas de colaboração e telepresença fornecem às empresas um conjunto inigualável de ferramentas para trabalhar em grandes distâncias. Para aproveitar todos os benefícios dessas ferramentas, os líderes de projeto e as equipes precisam estar cientes de suas rotinas e estilos de trabalho, além de entender como as tecnologias podem ser adaptadas para dar suporte a eles. Por exemplo, sessões de brainstorming e whiteboarding são atividades tradicionalmente realizadas em salas de conferência locais para cultivar a camaradagem, a colaboração e as ideias. Esse mesmo ambiente se torna possível por meio de salas de reunião virtuais e tecnologias de colaboração. Entretanto, é importante que a tecnologia utilizada mantenha um nível de engajamento e presença de cada membro da equipe igual ao de uma sessão presencial. Algumas sugestões sobre como conseguir tal engajamento incluem:

  • Adotar uma mentalidade de “videoconferência em primeiro lugar” com os membros da equipe remota. Reuniões em vídeo permitem que as equipes observem sinais visuais e não verbais para que as conversas pareçam mais naturais; além disso, ajudam os participantes a manter o foco na conversa (minimizando a prática de multitarefa, que é comum durante teleconferências tradicionais). As equipes provavelmente precisarão de um pouco de incentivo para usar o vídeo no início. Anunciar códigos de vestimenta informais e aliviar os medos relacionados às atividades em segundo plano no vídeo são ações que podem ajudar consideravelmente a fazer essa transição.
  • Substituir a ligação rápida ou a sequência de e-mails/SMS/mensagens instantâneas por uma sessão de bate-papo em vídeo. Isso cria uma experiência frente a frente que permite uma melhor conexão e conversas mais orgânicas com os colegas e as equipes.
  • Utilizar ferramentas como Microsoft Teams, Google Apps ou Confluence para gerenciar um projeto ou documentos de forma colaborativa. Essas ferramentas eliminam as transferências desajeitadas por e-mail de documentos gerenciados localmente e a necessidade de controle de versão rigoroso ou complexo.
  • Transferir os planos de projeto de planilhas gerenciadas localmente para ferramentas em nuvem mais colaborativas, como Google Sheets, Microsoft Teams ou Trello. No Teams, os gerentes de projeto podem estabelecer um quadro Kanban fácil de usar (adicionando um canal de planejador) para possibilitar o gerenciamento ágil de projeto, com maior colaboração e repriorização de tarefas em tempo real.

Atenção: Apesar de as circunstâncias exigirem soluções urgentes, as organizações não podem se esquecer da segurança de dados ao adotar novas ferramentas e tecnologias. As equipes de segurança devem ser consultadas sempre para garantir que a nova ferramenta de colaboração ou nuvem é sancionada. Ambientes remotos devem ser corrigidos e atualizados regularmente, com a mesma diligência atribuída a ambientes locais. É necessário que os funcionários recebam orientação e treinamento sobre como atualizar seus laptops, telefones e outros dispositivos usados para trabalhar remotamente.

DELIMITAR a janela de planejamento

Períodos marcados por mudanças rápidas e incerteza exigem uma abordagem mais ágil de planejamento e gerenciamento de projeto. Convencer os membros da equipe a planejar em ciclos curtos, com replanejamento a intervalos regulares (por exemplo, semanalmente) permite que as equipes adaptem suas atividades rapidamente para lidar com as mudanças. As práticas a seguir são derivadas da estrutura da metodologia ágil e podem ser consideradas:

  • Estabelecer sessões de planejamento semanais ou quinzenais para revisar e repriorizar tarefas e responsabilidades. (Devem ser separadas das reuniões de status rotineiras comuns na maioria das organizações.) Dada a incerteza atual, as organizações devem antecipar as mudanças em suas capacidades, a disponibilidade dos funcionários, o ambiente de negócios e as necessidades dos clientes. É importante refletir sobre as prioridades a intervalos frequentes para garantir que as equipes se mantenham concentradas em seus objetivos principais e cumpram as metas principais.  
  • Estabelecer sessões de retrospectiva regulares com suas equipes, incluindo os principais parceiros internos e externos, para examinar e melhorar as práticas de gerenciamento. Reserve um tempo para escutar seus colegas e aprender com eles. Determinem juntos a melhor maneira de navegar e corrigir o curso em tempos de incerteza.
  • Manter uma lista priorizada e atualizada das principais atividades – um backlog, na terminologia ágil – em um local compartilhado que possa ser acessado por todos os membros da equipe (utilizando as tecnologias de colaboração, como dito acima).

IDENTIFICAR um espaço (e um horário) de trabalho dedicado

Quando as pessoas trabalham remotamente, o ideal é que tenham um espaço de trabalho dedicado que seja confortável e produtivo. Isso pode ser um luxo para alguns funcionários, especialmente quando são obrigados a providenciar isso em pouco tempo. Mantenha o senso de humor e empatia em relação a pessoas com filhos pequenos ou animais de estimação. Elas podem estar sujeitas a distrações, mesmo quando tentam manter o profissionalismo. Estas são algumas dicas para preparar um local de trabalho remoto o mais produtivo e profissional possível:

  • Um espaço de trabalho livre de distrações é especialmente importante quando se lida com clientes. Na medida do possível, tente estabelecer um local de trabalho residencial que se pareça com um ambiente de trabalho; evite criar um espaço temporário no meio da sala de estar. Conforme o distanciamento social se torna o novo normal no futuro previsível, o espaço dedicado será o local de trabalho que os funcionários remotos compartilharão com os membros da equipe e os clientes. Por isso, devem tratá-lo como tal.
  • As empresas precisam garantir que os funcionários tenham o hardware e os periféricos certos (por exemplo, monitor, laptop, fones de ouvido), considerar as limitações de largura de banda da internet residencial e fornecer recursos de capacitação técnica para o trabalho remoto, como conectividade (por exemplo, recursos de VPN, tempo de atividade do sistema). As organizações também devem rever as políticas de provisionamento de dispositivos, além de rever e planejar para uma maior capacidade de conectividade, pois mais trabalhadores remotos estarão utilizando os recursos.
  • Planeje, comunique e respeite os limites do horário de trabalho definido para você mesmo e para os outros. À medida que as organizações tomam providências para o trabalho remoto, os limites de tempo pessoal e profissional podem se confundir.  Entender e respeitar o horário de trabalho de outras pessoas, e, ao mesmo tempo, proporcionar flexibilidade quando necessário, também é fundamental para um trabalho remoto de sucesso. Muitas vezes, o horário tradicional das 8h às 17h pode não ser viável para os funcionários. Demonstre claramente que entende isso. Incentive o foco em projetos e responsabilidades, ao invés de horários ou cronogramas rígidos.

TRANSFORMAR as conversas “ao lado do bebedor”

As interações presenciais frente a frente têm um valor inquestionável para qualquer grupo de pessoas que trabalham juntas. Essas interações se tornam muito mais desafiadoras com o trabalho remoto, pois as pessoas perdem a capacidade de caminhar até a mesa de alguém ou fazer um intervalo e tomar um café. As organizações e equipes precisam de mais diligência para planejar tais interações e manter uma sensação de engajamento pessoal e coesão da equipe. Algumas abordagens de engajamento remoto a considerar incluem:

  • Faça uma lista dos principais colegas e outras partes interessadas (inclusive clientes) com o quais você interage regularmente. Agende conversas informais regulares com seus principais contatos, utilizando ferramentas de vídeo e colaboração.  Considere o que será mais eficaz: uma reunião virtual em grupo, um standup estilo ágil ou uma conversa individual?
  • Verifique o método de contato preferido por cada pessoa: mensagens de texto, bate-papo, telefone etc. Garanta que os funcionários tenham permissão para usar esses métodos e que não haja problemas de segurança.
  • Os gerentes devem interagir com os funcionários para fornecer orientação e escutar as preocupações deles. É extremamente importante que os líderes reservem um tempo para escutar suas equipes, especialmente ao lidar com novas tensões e preocupações. Os funcionários talvez precisem de esclarecimentos sobre quais ações necessárias devem tomar e como maximizar seu impacto quando não podem estar presentes em pessoa. 

ENVOLVA-SE em conversas com foco no valor

Ao trabalhar de forma remota, é fácil cair na armadilha de “o que os olhos não veem, o coração não sente” no que diz respeito a colegas e clientes. Isso é especialmente verdadeiro em momentos de crise, quando todos estão sendo puxados em várias direções ao mesmo tempo. As organizações e equipes precisam continuar sendo proativas para encontrar maneiras de manter os funcionários engajados e levar suas missões principais adiante, mas evitando a tentação de aguardar novos desdobramentos. Cabe aos executivos e à gerência garantir que a empresa continue gerando valor de acordo com sua missão. Algumas práticas principais para a geração proativa de valor incluem:

  • Seguir as discussões de planejamento e priorização (como indicado na sessão “Delimitar a janela de planejamento”, acima) e envolver todos os membros da equipe no processo. Isso ajudará a manter o foco e permitirá que todos os membros da equipe gerem e demonstrem valor regularmente.
  • Marcar reuniões de verificação para as principais metas do programa ou projeto, o mais cedo possível no ciclo de vida do projeto. Tudo bem se elas precisarem ser transferidas à medida que o trabalho progride. Ter os espaços reservados ajuda a garantir que as verificações não serão perdidas ou esquecidas.
  • Utilizar redes de comunicação internas para reconhecer o ótimo trabalho de funcionários e equipes, além de celebrar os sucessos. Os gerentes talvez queiram programar um breve momento todas as semanas para fazer o reconhecimento em suas várias equipes. Reconhecer o bom trabalho durante uma videoconferência é uma ótima opção, além de ser um passo importante para manter o ânimo dos funcionários em circunstâncias difíceis.

Eventos disruptivos, como a pandemia global de COVID-19, quase nunca são esperados ou fáceis de administrar. No entanto, as organizações podem utilizar foco, flexibilidade, transparência, empatia e tecnologia como ferramentas para permitir uma colaboração remota eficaz. As práticas e dicas compartilhadas acima fornecem uma base para que cada um de nós se torne mais eficaz em nosso trabalho remoto. Pretendemos expandir essa lista à medida que adquirimos mais experiência com o “novo normal”.  Conte-nos como sua organização está lidando com isso, na seção de comentários.

 

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