Disrupção do ambiente de trabalho com a COVID-19: um teste de resiliência para o Board

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Disrupção do ambiente de trabalho com a COVID-19: um teste de resiliência para o Board

Em uma crise, é preciso raciocinar com clareza na sala de reuniões. A natureza sem precedentes da pandemia de COVID-19 deu origem a uma das interrupções mais abruptas em décadas, fazendo com que as organizações enfrentem a incerteza à medida que o medo se espalha mais rapidamente do que o próprio vírus.



A crise da doença do coronavírus 2019 (COVID-19) poderia muito bem representar o teste máximo da resiliência, para as principais empresas em cada setor, incluindo suas diretorias. A forma como as empresas se adaptam nesse ambiente e depois dele pode ter um efeito duradouro nas reputações e marcas. Principalmente, conforme as organizações se concentram em transferir seus funcionários para um local de trabalho remoto, poderão surgir oportunidades para aprender novas maneiras de fazer negócios a longo prazo. É um momento em que a diretoria pode provar seu valor como consultora estratégica do CEO.

A pandemia provocou a parada de muitas empresas. Os efeitos das estratégias de quarentena, isolamento e restrição de viagens estão tendo um impacto brutal na economia e em vários setores, com os mercados financeiros punindo os investidores com fortes quedas. Até o momento, os novos casos e o total de infecções, as taxas de fatalidade, as reduções nas atividades econômicas e as enormes medidas fiscais e monetárias no setor público têm ofuscado o impacto nas pessoas no local de trabalho e o que as empresas precisam fazer para sustentar as operações da melhor forma possível, nas circunstâncias mais extenuantes. Isso está mudando rapidamente.

Agora que países, províncias, estados e cidades estão instituindo lockdowns, diretivas de quarentena ou requisitos e protocolos semelhantes de saúde pública para limitar a disseminação desse vírus extremamente contagioso, as empresas dedicam-se a transferir suas organizações e forças de trabalho para ambientes em que seus gerentes e funcionários trabalharão remotamente durante um período de tempo indeterminado. Dadas essas condições, qual função as diretorias devem exercer conforme as organizações migram para um local de trabalho distribuído?  

Principais considerações

Há muitos itens em que as diretorias podem agir enquanto os CEOs e as organizações enfrentam os desafios de pessoal relacionados à crise da COVID-19. Abaixo, oferecemos 10 sugestões. Algumas estão associadas aos princípios básicos encontrados em qualquer manual de gerenciamento de crises. Em vez de lidar com as decisões associadas a enfrentar uma recessão econômica (por exemplo, redução do quadro de funcionários; ajustes na remuneração; alienações de ativos; cortes de despesas de vendas, gerais e administrativas; e outras opções), o foco abaixo é administrar os efeitos da transição para um local de trabalho distribuído, incluindo o impacto na cultura organizacional.

  1. Saiba qual é o lugar da diretoria. A função da diretoria deve ser delineada com base na função da gerência. A gerência é responsável por desenvolver e implementar a estratégia geral para proteger a saúde da força de trabalho, enquanto dá a ela condições de continuar trabalhando de modo produtivo. A diretoria é responsável por aconselhar a equipe de gerência conforme ela executa a resposta da empresa e monitora o progresso. Os diretores precisam resistir à tentação de partir para a prática. O trabalho do CEO já é complicado o bastante no momento.
  2. Entenda o plano de comunicação interna da gerência. A comunicação é fundamental durante qualquer crise. Embora revelar o impacto da crise certamente seja importante, a comunicação mais importante é com os funcionários da organização. Quais são os objetivos, o plano e o tom das comunicações? Há um ritmo de comunicação adequado de vários líderes para que os funcionários saibam quando esperar mensagens, ao invés de se sentirem perdidos no escuro? A comunicação interna demonstra empatia para com os funcionários? Ela é prospectiva, para que todos tenham uma ideia sobre o que está acontecendo na empresa?

    O plano deve considerar as necessidades específicas de funcionários selecionados. Por exemplo:

    •    Os funcionários que estão no exterior podem ter dificuldade para voltar para casa. 

    •    Talvez seja necessário atualizar os funcionários que estão de licença.

    •    As políticas de licença remunerada dos países para atender às necessidades de pessoas adoentadas podem precisar de atenção.

    •    Todos precisam ser informados sobre o horário de trabalho e as exigências operacionais. 

    Em vez de insistir na negatividade, oferecer algo fundamentado e confiável pode ser valioso nestes tempos difíceis. As empresas devem apoiar as interações sociais dos funcionários por meio de comunicação nas plataformas sociais internas. Elas devem capacitar os funcionários para que se ajudem a resolver os problemas uns dos outros. Os líderes também devem se sentir à vontade para expressar as necessidades da empresa. O medo que os funcionários talvez estejam sentindo sobre o futuro da empresa e como isso afetará seu bem-estar financeiro pode ser devastador para o estado de espírito deles. Explicar como podem fazer a diferença oferece uma maneira proativa para as pessoas participarem do resultado e fazerem uma contribuição impactante. 
  3. Pergunte à gerência como está indo a transição da empresa para o ambiente de trabalho remoto. As organizações altamente móveis conseguem fazer a transição para um local de trabalho residencial remoto de maneira relativamente fácil (quer dizer, entre os funcionários que podem trabalhar remotamente). No entanto, essa transição é capaz de apresentar desafios imensos para organizações ancoradas em seus escritórios e instalações físicas. Ao verificar com a gerência como vai a resposta à crise, os diretores devem perguntar o que a empresa está fazendo para enfrentar os desafios culturais, tecnológicos e de ferramentas criados pela transição repentina para o trabalho virtual, se for o caso.

    Uma força de trabalho virtual e móvel é aquela que recebeu (e foi treinada para) as ferramentas tecnológicas necessárias para trabalhar de maneira remota e, principalmente, lidar com o vazio deixado pela falta de contato físico presencial. Para trabalhar remotamente, os funcionários precisam dos equipamentos necessários (carregadores, acessórios etc.) para trabalhar fora do escritório. Além disso, devem ter a largura de banda de rede necessária em casa. As empresas que estão contemplando o trabalho remoto devem estabelecer diretrizes e kits de ferramentas para dar suporte aos cenários de local de trabalho remoto. Existem muitas plataformas comprovadas que oferecem suporte à comunicação, gerenciamento de projeto, compartilhamento de documentos e fluxo de trabalho, ao mesmo tempo em que automatizam tarefas mundanas para que os funcionários possam se concentrar no trabalho que realmente importa. 
  4. Incentive um olhar atento aos novos líderes que emergem em meio às dificuldades. Estamos vivendo um período fora do comum. Todos na organização (de cima a baixo) passarão por uma prova de fogo. A diretoria deve incentivar a gerência a ficar de olho nas pessoas que florescem nesse ambiente e demonstram liderança conforme todos se esforçam para se adaptar e se apoiar mutuamente, usando as ferramentas de colaboração disponibilizadas pela empresa. A história nos ensina que muitas gerações de líderes ganharam força graças a eventos extraordinários. Esse ambiente fluido cria uma oportunidade única para os membros da equipe brilharem e mostrarem do que são feitos. 
  5. Quando o sol nascer, peça que a gerência faça uma avaliação pós-crise, com calma. A crise da COVID-19 não é um evento raro. A ameaça de uma pandemia global e do próprio coronavírus são um “fator desconhecido que se conhece” há muito tempo. A crise se parece mais com um rinoceronte cinza que avança em nossa direção há bastante tempo. Infelizmente, todas as ameaças de longo prazo acabam mostrando a que vieram em algum momento. No caso de empresas despreparadas para essa crise, um processo deve ser implementado para capturar as lições aprendidas em tempo real. Antes que as lembranças percam força, os planos e procedimentos da empresa para lidar com interrupções abruptas nos negócios (incluindo uma pandemia global) devem ser atualizados usando essas lições. Além disso, como dito acima, os funcionários que tiveram a iniciativa de liderar devem ser observados.  
  6. Garanta que a organização se concentre nos clientes. Este é o momento de se destacar, demonstrando flexibilidade e agilidade aos clientes da empresa. No caso de uma empresa de contato intenso, estas perguntas são relevantes:

    •    Quais são os protocolos de segurança dos clientes? Os nossos refletem os deles? 

    •    Qual é a natureza dos planos de resposta à pandemia que eles implementaram? 

    •    Podemos manter uma colaboração e uma comunicação contínuas com eles, enquanto garantimos a segurança dos funcionários deles e dos nossos? 

    Caso a empresa tenha feito a transição para um local de trabalho remoto, as outras perguntas incluem:

    •    Podemos manter a continuidade do serviço e entregar produtos, seja durante um lockdown ou imediatamente depois que ele terminar? 

    •    Trabalhamos com nossos clientes, caso a caso, para identificar os aspectos da nossa relação que não podem ser resolvidos por meio do trabalho remoto durante a crise?

    •    Se aspectos importantes da nossa relação não puderem ser resolvidos, nós avaliamos as alternativas disponíveis, durante e após a crise, para conseguir o melhor resultado possível (por exemplo, mudar as prioridades em tempo real, utilizar ferramentas tecnológicas e de colaboração e reformular os cronogramas de entrega e os planos de projeto)?

    A crise poderá apresentar oportunidades para aprofundar as relações com os clientes. Este é o momento para se pensar fora da caixa sobre como ajudar os clientes, principalmente aqueles que podem estar tendo dificuldades para sobreviver. Isso ajudará a diferenciar as empresas que são flexíveis e ágeis daquelas que não são.
  7. Enfatize a oportunidade de melhorar as políticas e procedimentos de trabalho remoto. As decisões de trabalhar remotamente (além dos modelos remotos atuais em circunstâncias normais), sejam elas implementadas de forma seletiva ou obrigatórias, oferecem uma oportunidade de descobrir como garantir que tais esquemas funcionem de forma eficaz e eficiente no futuro. Essas lições podem ter um valor inestimável para as empresas conforme a tendência de teletrabalho continua evoluindo, os programas de flexibilidade do trabalhador se expandem e o aumento da qualidade de vida ganha destaque. Por exemplo:

    •    Qual impacto um ambiente de trabalho distribuído tem na satisfação, ausências não programadas, eficiência e desempenho dos funcionários? 

    •    Quais lições foram aprendidas sobre como promover mais flexibilidade para o trabalhador?

    •    O que funcionou bem em termos de promover confiança nesse ambiente? 

    •    As tecnologias implementadas conseguem promover a comunicação, a colaboração e a interação virtual entre colegas e líderes de equipe, necessárias para dar suporte aos negócios?

    Esta é uma oportunidade de envolver a todos, solicitar feedback e aprender, como organização, quais melhorias são necessárias para facilitar um local de trabalho remoto no futuro ou para expandir a capacidade de aumentar a flexibilidade no local de trabalho, que surgiu como uma acomodação padrão em muitos manuais de RH.
  8. Sugira que a gerência priorize o reagrupamento regular. Manter todos alinhados em um ambiente remoto requer atenção especial. As tensões, pressões e preocupações exclusivas que a crise da COVID-19 apresenta para os funcionários de uma organização criam um ambiente difícil para preservar o ânimo. Seja em um grupo pequeno, na equipe inteira ou mesmo em interações individuais, os trabalhadores remotos devem “se encontrar” pelo menos uma vez por semana para manter o contato e garantir que todos estejam alinhados em relação às entregas e prazos do projeto, usando as ferramentas disponíveis. É especialmente útil quando essas ferramentas permitem recursos audiovisuais, pois sinais não verbais e a linguagem corporal que só podem ser reconhecidos na comunicação frente a frente são uma parte importante das interações entre seres humanos.

    Em um ambiente remoto, é necessário definir e administrar as expectativas, assim como incentivar os funcionários a estabelecer a disciplina necessária para se separarem das distrações em casa. Não permita que ninguém caia na armadilha de “o que os olhos não veem, o coração não sente”. Os líderes e membros de equipe precisam continuar sendo proativos para encontrar maneiras de permanecer engajados e levar suas tarefas e atividades adiante, mas evitando a tentação de aguardar novas instruções de seus superiores.

    Com a remoção do “contato” no local de trabalho, a “confiança” entre colegas e a alta liderança se torna ainda mais importante. É preciso confiar que os funcionários administrarão seus projetos, prazos e responsabilidades gerais, mesmo que precisem desviar (um pouco ou muito) do horário tradicional das 8h às 17h para acomodar obrigações pessoais neste momento incomum. Um local de trabalho baseado na confiança pode ser uma força motivadora poderosa. Ele oferece uma oportunidade para que os líderes celebrem as conquistas por meio de ferramentas eletrônicas que reconhecem o sucesso, promovem motivação e desenvolvem o envolvimento social. Em tempos de incerteza, é bom que os funcionários sintam o reconhecimento de ações positivas e um forte foco no futuro por parte de seus líderes.
  9. Faça a pergunta: Quando a crise passar, o que teremos aprendido sobre nossa maneira de fazer negócios? Daqui a dois anos, quando o CEO e a equipe executiva olharem para a crise, o que observarão? Reconhecerão que aquilo que aprenderam com as transições temporárias, como discutido acima, serviu como catalisador para acelerar o design do local de trabalho? Aquilo que aprenderam informará maneiras de alterar a estratégia da empresa, incluindo como ela faz negócios e se insere no mercado? As lições da crise alterarão as opiniões da gerência sobre as necessidades imobiliárias da organização? Essas perguntas importantes indicam o poder da tecnologia para transformar a forma e o lugar de trabalhar.
  10. Faça outra pergunta: Nossos funcionários serão mais ou menos fiéis com base na forma como administramos a crise? A crise apresenta uma oportunidade para que os líderes mostrem aos funcionários que a empresa realmente se importa com eles e com o bem-estar deles. As palavras e ações dos líderes carregam a possibilidade de fortalecer a cultura. A resposta da empresa à crise passou nesse teste?

Comentários finais

A crise da COVID-19 é um novo teste de resiliência para diretores, gerentes e funcionários. Todos precisam aprender a lidar com ela juntos, com foco na melhoria contínua, valores compartilhados e confiança mútua. É uma oportunidade para a diretoria aconselhar a gerência no sentido de garantir que a cultura seja mais forte e mais focada quando a empresa emergir e avançar rapidamente, para retornar a operações mais normais. 

Certamente, a crise apresenta um teste para a liderança. Priorizar e repriorizar tarefas e atividades será uma arte necessária para a maioria das organizações nas próximas semanas ou por mais tempo. É essencial manter as equipes focadas nos maiores problemas e riscos e, ao mesmo tempo, evitar distrações desnecessárias, se posicionar para retornar às operações normais e criar uma cultura de confiança e empatia.

Como a Protiviti pode ajudar

Conforme a pandemia de COVID-19 continua interrompendo atividades comerciais em todo o mundo, as organizações reconfiguram o local de trabalho e adotam novas práticas de negócios para se alinhar às medidas de distanciamento social, quarentena e outros protocolos de saúde pública. Enquanto fazem isso, confrontam dúvidas relacionadas à sua resiliência para migrar para um local de trabalho distribuído, adotar medidas de segurança adequadas em torno das tecnologias capacitantes que optam por usar e implementar mudanças contínuas nos modelos e processos de negócios, que afetam a maneira de interagir com pessoas após a crise. A Protiviti tem a experiência, o know-how e o conhecimento para ajudar as empresas a enfrentar tais desafios. As empresas podem se beneficiar ao trabalhar com nossos profissionais que compartilham os valores delas, bem como conhecem e entendem as tecnologias implementadas. Nossos funcionários estão totalmente operacionais, pois nossa empresa opera remotamente durante a crise.

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